Si trabaja en el mejoramiento de la organización del almacén o bodega, es posible que ya tenga algunas de las diferentes alternativas para el almacenamiento de mercancías, que le permitan garantizar un espacio limpio y funcional para sus emplados.
Aún así, siempre hay margen de mejora cuando se trata de organizar las instalaciones de su almacén.
En este artículo, proporcionaremos algunas ideas prácticas y poderosas, para la organización del almacén, que lo ayudarán a lograr la máxima eficiencia en muy poco tiempo.
¿Por qué es importante la organización del almacén?
La organización del almacén es más que crear un entorno agradable para su equipo.
Esto se debe a que un plano de planta organizado se presta a reducir los desechos, aumentar la productividad, mejorar la gestión del inventario y reducir los costos de mantenimiento/servicio.
Además de eso, la organización del almacén también puede prevenir problemas de salud y seguridad, ya que la limpieza regular lo ayuda a evitar accidentes y lesiones causadas por la caída de objetos, superficies resbaladizas y más.
Cuando su equipo de gestión mantiene un almacén ordenado, establece un ejemplo para todos sus otros empleados.
De la misma manera, un espacio ordenado puede generar un sentimiento de orgullo que anime a los empleados a realizar su trabajo con mayor cuidado y limpieza.
Además, trabajar en un almacén limpio tiende a disminuir el estrés, ya que es mucho más fácil encontrar lo que está buscando, ya sean suministros, equipos o el inventario mismo.
Esto permite a los empleados completar tareas en menos tiempo y estar al tanto de los flujos de trabajo de cumplimiento de pedidos.
En pocas palabras, un almacén ordenado es un almacén seguro y eficaz.
Un ambiente de trabajo bien mantenido no solo respalda la eficiencia operativa, sino que también garantiza que brinde un servicio de la más alta calidad a todos y cada uno de sus clientes.
A continuación encontrará 15 sugerencias sobre cómo hacer que su propio almacén sea lo más organizado y productivo posible.
Optimice el diseño del almacén
El diseño de su almacén puede ser lo único que se interponga entre un espacio uniforme y eficiente y uno desordenado e ineficaz.
Idealmente, el diseño de su almacén debe basarse en sus necesidades, lo que requerirá que identifique los objetivos únicos de su empresa.
Por ejemplo, ¿necesita optimizar el espacio disponible para sus recolectores y empacadores? ¿O tal vez necesita acceder fácilmente a sus artículos más vendidos y SKU más populares?
Cualquiera que sea su objetivo principal, es prudente crear un diseño de almacén que fomente esos objetivos específicos.
Debe poder trazar una línea recta desde su área de recepción, hasta su gestión de inventario, hasta los departamentos de selección, empaque y envío.
Si esa línea se cruza o se superpone en algún punto, podría ser una señal de que su diseño actual necesita una mejor utilización del espacio.
Realice un análisis ABC de su inventario
El análisis ABC es una técnica de categorización que coloca su inventario en tres categorías diferentes: A, B o C.
Esencialmente, divide su inventario según su valor.
El grupo A suele ser la categoría más pequeña, pero los SKU de ese grupo constituyen la mayoría (80 %) del valor de su empresa.
El grupo B serán los SKU de nivel medio y el grupo C serán los SKU que no tienen mucho impacto en sus resultados finales (como productos de baja rotación o descontinuados).
Al categorizar todo de esta manera, llama descaradamente el inventario más vital para garantizar que esté optimizado, organizado y sea fácilmente accesible en su almacén.
Mejore la limpieza del almacén
Esto puede parecer una obviedad, pero siempre es para tener un recordatorio útil.
Mantener su almacén limpio puede ayudar a mantener las cosas en movimiento, mantener a las personas seguras y mantener los pasillos despejados para los montacargas y para los empleados que necesitan moverse por el espacio de su piso.
Con ese fin, asegúrese de que sus empleados no solo mantengan limpio su espacio de trabajo, sino que también hagan un esfuerzo para recoger los desordenes a medida que ocurren, independientemente de si son ellos los que causaron el desorden en primer lugar.
Como dice el refrán: si tienes tiempo para inclinarte, tienes tiempo para limpiar.
Priorice la organización del almacén
Además de mantener limpio el almacén, el espacio lateral y vertical también debe estar bien organizado.
Cuando sus estaciones de trabajo están llenas de todo tipo de suministros, pueden volverse inútiles rápidamente (a menos que tenga la organización adecuada).
Todo lo que usan sus empleados, desde lápices y bolígrafos hasta grapadoras y rotuladoras, deberá tener un hogar designado.
Organizar su almacén puede ser tan simple como usar contenedores apilables o bandejas que estén debidamente etiquetadas.
Este simple almacén de almacenamiento puede transformar un espacio de trabajo desordenado en uno que funcione sin problemas y sin interrupciones.
Las personas siempre sabrán dónde están las cosas para que puedan obtener los suministros que necesitan sin buscar más de unos segundos.
En resumen, un almacén organizado también es un almacén feliz.
Mejore el nivel de su equipo de operaciones
¿Tiene jugadores de equipo valiosos que podrían ser aptos para otros roles además de los que tienen?
A veces, cambiar a su equipo a diferentes áreas y responsabilidades puede aumentar tanto la eficacia como la satisfacción de los empleados.
Es una buena idea abrir puestos en su almacén para aquellos empleados internos que buscan más responsabilidad (o incluso turnos horizontales para algo nuevo).
Nunca se sabe lo que alguien puede lograr cuando se le da la oportunidad.
Además, llevar la experiencia a diferentes áreas de su almacén puede detectar ineficiencias entre sus equipos para una optimización del flujo de trabajo aún mayor.
Optimice la gestión de inventario
El inventario es realmente el corazón de su almacén.
Entonces, si todavía no ha perfeccionado la gestión de su inventario, es muy probable que no esté operando a su máxima capacidad.
Si el inventario de su almacén es complejo (con muchos SKU’s), deberá tener un buen control de la gestión de su inventario.
Esto significa comprender cómo encajan todas las piezas del rompecabezas de la gestión de inventario, desde su equipo de marketing hasta sus desarrolladores web y los trabajadores del almacén, y cómo funcionan todas esas piezas en conjunto.
La comunicación será fundamental para optimizar la gestión de su inventario.
Por ejemplo, si su almacén sabe que un SKU se está agotando y su equipo de marketing continúa publicando anuncios en él, es posible que tenga un problema.
Por eso es tan importante seguir ajustando y mejorando sus procesos de gestión de inventario hasta que encuentre el equilibrio adecuado que funcione para usted.
Supervise el inventario en tiempo real
Monitorear el inventario en tiempo real es un componente crítico para la eficiencia del almacén.
Es posible que ya tenga un equipo de inventario que administra sus existencias y reorden, pero también es útil informar a su almacén sobre esos números a lo largo del día.
Intente instalar algunos televisores en su almacén que tengan un gráfico en tiempo real de los pedidos entrantes y salientes y de sus niveles de inventario a medida que se actualizan continuamente.
Esta puede ser una herramienta visual divertida y beneficiosa que motiva a los empleados a detectar errores o señalar ineficiencias.
Use etiquetas y letreros fáciles de leer
Un almacén bien organizado es uno que cuenta con etiquetas y señalización fácil de leer.
Por esa razón, asegúrese de etiquetar todo muy claramente y colocar letreros en todo el almacén, en donde los usuarios los vena fácilmente.
En otras palabras, no solo imprima un pequeño letrero de instrucciones para los empleados del almacén, hágalo grande y llamativo.
Imprima letreros con flechas para recordar a las personas cómo debe fluir el almacén para la recepción.
Coloque etiquetas grandes sobre las áreas del departamento para que nunca haya confusión sobre dónde debe estar la gente y qué tareas se completan y dónde.
Mejore el proceso de recepción
El área de recepción de su almacén casi necesita ser una entidad propia.
Sus transacciones: inspección, descarga y etiquetado de productos debería funcionar a niveles perfectos.
Si esta área no se puede marcar con confianza como competente, tendrá mucho trabajo por hacer.
Y si está experimentando errores o ineficiencias relacionadas con la recepción, es muy probable que su proceso de selección y los flujos de trabajo de envío también sean un desastre.
Al mejorar el proceso de recepción, puede asegurarse de que sus recuentos de inventario comiencen con el pie derecho.
Sea consciente del estado de su inventario
Todos en su almacén deben poder identificar y explicar qué es o qué hace cada SKU.
O al menos, deberían estar familiarizados con todos ellos.
Si bien sus SKU deben estar etiquetados con números y códigos de identificación, saber más sobre cada producto puede ayudar de varias maneras.
En particular, su equipo de almacén puede relacionarse con el cliente y sentir empatía, tendrá mayor deseo de enviar el paquete rápidamente.
Este conocimiento también puede ayudar si los paquetes están dañados o si es necesario volver a empaquetarlos antes de volver a colocarlos en el estante.
Los empleados sabrán de inmediato qué caja y etiqueta recibe el producto, y exactamente dónde pertenece dentro del espacio de almacenamiento de su almacén.
Realice recorridos regulares o registros
Hacer que los gerentes realicen recorridos regulares por su almacén les da una mejor idea de sus flujos de trabajo para que puedan identificar cualquier ruptura en la cadena.
La mejor manera de saber si hay problemas es observar los procesos en acción.
Aún así, no querrá que parezca que está controlando/microgestionando a sus empleados, así que asegúrese de que entiendan que es para su beneficio.
Además, dependiendo de cómo opere su almacén o cadena de suministro, se puede realizar un registro “regular” cada pocas semanas o meses.
Si bien no es necesario registrarse todos los días (o incluso todas las semanas), es esencial revisar los flujos de trabajo y revisar el almacén de vez en cuando para garantizar el cumplimiento y realizar mejoras en sus áreas de almacenamiento según sea necesario.
Priorizar la satisfacción laboral de los empleados
Poner más poder en manos de sus empleados es una excelente manera de aumentar la moral, mejorar la satisfacción y garantizar que cada persona pueda realizar su trabajo de la mejor manera posible.
Una opción para restaurar este poder es preguntar a sus empleados qué necesitan para hacer mejor su trabajo.
Tal vez sea un escritorio para que puedan sentarse cuando lo necesiten.
Tal vez les guste tener refrigerios para los momentos en que necesitan más energía para terminar el trabajo.
Quizás quieren más responsabilidades, o necesitan un asistente en su área.
Sea lo que sea, sus empleados saben mejor que nadie lo que puede hacer su trabajo más fácil, mejor y más eficiente, ¡así que escúchelos!
Invierta en Educación Continua
Una educación continua para los trabajadores de su almacén puede marcar la diferencia entre un buen equipo y un gran equipo.
Si bien hay muchas cosas por aprender, el formentar la capacitación en sus roles específicos, puede aumentar la moral y ayudarlos a querer aprender más.
Intente implementar sesiones de capacitación trimestrales a las que pueda asistir cualquier persona que desee obtener más información sobre otros roles y departamentos.
También puede realizar pruebas obligatorias para sistemas y protocolos cada trimestre para recordar a todos las medidas de seguridad adecuadas y las mejores prácticas.
Realice un mantenimiento periódico
Parte de administrar un almacén es asegurarse de que los computadores, la maquinaria y todo lo demás funcione como debe.
Asegúrese de implementar un plan de mantenimiento adecuado para su almacén que ayude en la organización de flujos de trabajo y realice pruebas periódicas.
Es importante inspeccionar las áreas y garantizar el cumplimiento de los SG-SST (sistemas de gestión, salud y seguridad en el trabajo), así como considerar los protocolos de seguridad internos que se están siguiendo.
Idealmente, inspeccione todas sus rotuladoras, montacargas y cualquier otra máquina o sistema de almacenamiento cuya falla detenga sus flujos de trabajo.
Sin duda, la prevención es la mejor apuesta para mantener tu almacén funcionando sin problemas en todo momento.
Actualice su sistema de gestión de almacenes (WMS)
¿Le resulta difícil administrar con precisión su inventario o espacio de almacenamiento? ¿Se están extraviando o contando mal los artículos debido a un sistema de organización defectuoso?
Puede que sea el momento de encontrar un mejor sistema de gestión de almacenes.
Algunas empresas pueden optar por una herramienta de inventario gratuita, pero probablemente no sean tan efectivas para inventarios de mayor escala.
En su lugar, le recomendamos que integre el sistema de gestión de inventario y almacén en sus procesos operativos actuales.
Usar un software como Extensiv que lo hace todo, puede ser la mejor opción para optimizar la organización de su almacén dentro de una plataforma segura.
Por Bea Bonté